#VdW meets Deutsche Telekom - Tagungsbericht, 17.04.2026

Künstliche Intelligenz (KI) lässt sich sinnbildlich als „Drache“ beschreiben: ein mächtiges und vielschichtiges Thema, das zunächst unübersichtlich erscheint. Die Tagung bei der Deutschen Telekom AG in Bonn verdeutlichte, wie hilfreich es ist, KI zunächst aus unterschiedlichen Perspektiven zu betrachten, um anschließend gezielt Einsatzmöglichkeiten zu identifizieren.

Der erste Teil der Veranstaltung bot Einblicke in technische und rechtliche Grundlagen sowie in bereits verfügbare KI-Anwendungen. Neben dem praktischen Nutzen wurden auch Grenzen und Herausforderungen thematisiert, etwa hinsichtlich Datenqualität, Transparenz und rechtlicher Rahmenbedingungen.

Im zweiten Teil wurden Best-Practice-Beispiele aus Unternehmensarchiven vorgestellt, die KI bereits in konkreten Projekten einsetzen. Die vorgestellten Erfahrungen machten sowohl Potenziale als auch Hemmnisse deutlich.

Fazit der Tagung: Der Einsatz von KI im Archivwesen bietet Chancen, erfordert jedoch neben Offenheit und Experimentierbereitschaft auch kritische Reflexion. Der entscheidende Faktor bleibt der Mensch, der Ziele definiert, Systeme bewertet und Verantwortung übernimmt.

Die rechtlichen Aspekte der KI-Nutzung standen im Mittelpunkt des Vortrags von Prof. Dr. Thomas Henne von der Archivschule Marburg, einem ausgewiesenen Experten für Archivrecht. Er gab einen systematischen Überblick über die relevanten juristischen Fragestellungen, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz, Urheberrecht und neue europäische Regulierungen.

Zentrale Rolle spielt der Datenschutz nach der DSGVO. Alle archivischen Fachaufgaben gelten grundsätzlich als „Weiterverarbeitung“ im Sinne der DSGVO und sind damit zunächst verboten, sofern keine entsprechende Erlaubnis greift. Eine Weiterverarbeitung durch KI liegt nach Henne nicht vor, wenn KI ausschließlich zur technischen Vorbereitung archivischer Fachaufgaben eingesetzt wird. Anders verhält es sich, wenn Daten mithilfe von KI für neue Zwecke ausgewertet werden – hier ist eine datenschutzrechtliche Zulässigkeit erforderlich. Als praktische Maßnahme empfahl Henne unter anderem, in Mitarbeiterverträgen eine Einwilligung zur Übernahme von Unterlagen in das Unternehmensarchiv vorzusehen.

Auch urheberrechtliche Fragen sind beim KI-Einsatz relevant. Während für rein technische Vorbereitungsschritte keine urheberrechtliche Erlaubnis nötig ist, gilt dies nicht, wenn KI Inhalte auswertet, verändert oder neu kombiniert. In solchen Fällen sind entsprechende Erlaubnisklauseln erforderlich, begleitet von einem strukturierten Risikomanagement.

Der europäische Rechtsrahmen bietet insgesamt ein hohes Maß an Absicherung durch Datenschutzgesetze und Aufsichtsbehörden. Ab August treten zudem spezielle Regelungen zur KI in Kraft, die KI-Anwendungen in vier Risikoklassen einteilen. Für niedrigere Risikostufen sind Transparenz- und Kennzeichnungspflichten vorgesehen, bei höheren Risikostufen kommen zusätzliche Anforderungen bis hin zu Qualifizierungs- und Schulungspflichten für das eingesetzte Personal hinzu.

Als zentrale Leitlinie für Archive formulierte Henne das Gebot der Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Entscheidungsprozesse müssen dokumentierbar bleiben, etwa durch die Speicherung von Prompts. KI-generierte Erschließungsdaten sind als solche zu kennzeichnen, und die Verantwortlichkeit für den KI-Einsatz muss klar benannt sein. Die Einhaltung dieser Prinzipien trägt wesentlich zur Akzeptanz insbesondere von Wirtschaftsarchiven bei.

Zur Vertiefung verwies Henne auf das Konsortium NFDI4Memory im Rahmen der Nationalen Forschungsdateninfrastruktur (NFDI). Das Netzwerk vereint rund 80 Einrichtungen – darunter Archive, Bibliotheken, Museen und Forschungseinrichtungen – und fördert die Entwicklung und Integration digitaler Methoden und Infrastrukturen für die historische Forschung. Weitere Informationen dazu gibt es hier: 4Memory / Nationale Forschungsdaten Infrastruktur (NFDI)

Wie Künstliche Intelligenz zur Unterstützung externer Nutzeranfragen eingesetzt werden kann, zeigten Dr. Marco Birn, Kreisarchiv Reutlingen, und Melanie Weber, Universität Stuttgart, am Beispiel des Projekts GeRT. Ziel des Projekts ist es, einen niedrigschwelligen Zugang zu Informationen aus Archivbeständen zu ermöglichen und insbesondere ersten Orientierungsbedarf von Nutzenden zu bedienen.

GeRT entstand im Rahmen einer Kooperation zwischen Archiv und Hochschule und geht auf eine Masterarbeit im Bereich Digital Humanities zurück. Das System ermöglicht es Archivnutzenden und Forschenden, Fragen zur Geschichte Reutlingens oder zu Archivbeständen zu stellen. Als Antwort liefert die KI neben einer zusammenfassenden Auskunft auch relevante Textstellen aus den zugrunde liegenden Archivdokumenten. Dabei behält das Archiv die Kontrolle über die Inhalte: Es entscheidet selbst, welche Dokumente in das System eingespeist werden und somit für die Auswertung zur Verfügung stehen.

In der Praxis hat sich gezeigt, dass insbesondere konkrete, klar formulierte Fragen gut beantwortet werden können. GeRT eignet sich damit als Instrument zur Erstorientierung und als ergänzendes Serviceangebot. Für vertiefende Recherchen und belastbare Auskünfte bleibt jedoch die direkte Kontaktaufnahme mit dem Archiv unerlässlich. Zu den Grenzen des Systems zählen die bislang eingeschränkte Erkennung handschriftlicher Quellen, eine nicht immer vollständig korrekte Antwortgenerierung sowie der hohe Speicherbedarf.

Das Projekt verdeutlicht, wie KI gezielt eingesetzt werden kann, um externe Anforderungen zu unterstützen, ohne archivische Kernaufgaben oder die fachliche Verantwortung zu ersetzen. Weitere Informationen zum Projekt finden sich unter: GeRT | Kulturplattform Reutlingen

Zwei Praxisbeispiele zeigten, wie KI zur Erschließung sehr unterschiedlicher Medientypen eingesetzt werden kann. Markus Holmer, ERGO Group, stellte ein Projekt zur Erschließung eines umfangreichen Mikrofilmbestands vor: Rund 7.000 Mikrofilme mit insgesamt etwa 25 Millionen Seiten, deren Inhalte weitgehend unbekannt waren. Ziel war die Erstellung eines digitalen Findbuchs, um den Bestand für historische Forschung überhaupt erst zugänglich zu machen. Nach der Digitalisierung wurden die Daten durch KI ausgewertet. Das Ergebnis lieferte eine brauchbare inhaltliche Übersicht, auch wenn Fehler enthalten waren. Gleichzeitig wurde deutlich, dass der Aufwand hoch ist – finanziell, zeitlich und organisatorisch – und mit erheblichen Risiken verbunden bleibt, etwa im Hinblick auf IT‑Schnittstellen, externe Anbieter und den unklaren Nutzen im Verhältnis zum Einsatz.

Ein kontrastierendes Beispiel präsentierte Frank Hebestreit, Bayerischer Rundfunk, mit dem System GAMS, das zur Erschließung von Videobeiträgen eingesetzt wird. Ziel ist es, audiovisuelle Inhalte gezielt für Wiederverwendungen nutzbar zu machen. Auf Basis von KI (u. a. Google Gemini) werden aus Videos automatisch Metadaten wie Szenenbeschreibungen, Schlagworte und Zusammenfassungen generiert. Die Ergebnisse können in einer App überprüft und nachbearbeitet werden. Auch hier ist eine fachliche Kontrolle erforderlich, dennoch führt der Einsatz zu einer deutlichen Zeitersparnis gegenüber einer vollständig manuellen Erschließung. Beide Beispiele zeigen: KI kann Erschließungsprozesse erheblich unterstützen, ersetzt aber weder Bewertung noch Verantwortung der Archive.

In der abschließenden Diskussion wurden als zentrale Hindernisse für den KI-Einsatz im Archiv vor allem Fragen der Daten- und Ergebnisqualität, der Erkennung (insbesondere bei historischen Materialien), der Finanzierung, der organisatorischen Einbindung sowie des Verhältnisses von Aufwand und Nutzen benannt. Kontrovers diskutiert wurde zudem der Umgang mit Veränderungen historischer Dokumente durch KI: Zwischen berechtigter Sorge vor Geschichtsverfälschung und pragmatischer Nutzung für Kommunikationszwecke bleibt für Archive die Herausforderung bestehen, eine fachlich fundierte und klar kommunizierte Haltung zu entwickeln.